Reporting opérationnel des formations pour un groupe de 50 sites en France
Date: juin 2021
Contexte :
Notre client, un des leaders européens de l’événementiel, est soumis à un contexte réglementaire fort lié à la nature de son activité. Avec des milliers de collaborateurs répartis sur 50 sites et des exigences règlementaires fortes, notre client gérait pourtant ses formations sans outil, ce qui n’était pas soutenable dans la durée.
Nous l’avons accompagné dans la mise en place d’une solution de reporting opérationnel afin de faciliter la gestion et la planification de ses formations. Nos équipes ont conçu un tableau de reporting accessible pour les responsables des sites mais aussi les prestataires sécurité. Vision centralisée et instantanée de l’information, indicateurs intelligents, cette solution a apporté de nombreux avantages. Notre client a considérablement gagné en efficacité et conformité dans la gestion et planification de ses formations et ne peut désormais plus s’en passer.
Formations, Outil de gestion, Événementiel
Problématique
Spécialiste de l’organisation de séminaires, réunions et congrès professionnels depuis plus de 20 ans, notre client nous a approché pour l’aider à gérer ses actions de formations règlementaires pour l’ensemble de ses collaborateurs à travers différents sites. Avec des milliers de collaborateurs, une quarantaine de sites sur le territoire national et une dizaine dans les pays frontaliers (Italie, Suisse, Belgique, Allemagne, Espagne), l’enjeu était de taille. Formations en secourisme (SST), incendie, Habilitations Électriques, autorisations de conduite, CACES, gestes et posture, les besoins de formations étaient nombreux et la nature du modèle économique de notre client exigeait une exemplarité en la matière.
Le groupe faisait face à deux challenges :
- Obtenir une vision claire et fiable des formations suivies par le personnel en activité, par site et par métier, malgré un taux de rotation des effectifs important, notamment dans la restauration et l’hôtellerie ;
- S’assurer que l’ensemble des collaborateurs en activité était à jour de ses formations ;
Comment améliorer cette vision transversale avec un outil s’intégrant parfaitement dans le quotidien des opérationnels ?
Solutions & Résultats
Nos équipes ont travaillé main dans la main avec le client au développement d’un reporting centralisé. Pour répondre au besoin d’accès à l’information à travers différents sites, le reporting est devenu un tableau en ligne comprenant plusieurs volets, mis à jour en temps réel, aussi automatisé que possible et complètement évolutif.
Le tableau contient les données suivantes :
- Volet 1 : ensemble des collaborateurs présents à date dans le groupe, par site et par métier
- Volet 2 : statut des formations par site, par type de formation et par collaborateur
La mise en place d’indicateurs intelligents de rappel, notamment en cas de besoin de recyclage de formation, aide les responsables de sites à piloter leurs actions de formation tout au long de l’année.
Les responsables des sites peuvent également paramétrer individuellement leur tableau avec des critères personnalisés. Par exemple, si l’un souhaite qu’au moins 40% de ses collaborateurs soient formés en Sauveteur Secouriste de Travail (SST), le tableau permet de visualiser ce critère.
Les facteurs clés de succès de ce projet ? Un visionnage simple, une grande accessibilité et une exhaustivité de l’information. Tout au long de la mission, les équipes de PROINSEC ont fait preuve de leurs compétences techniques avec un esprit d’innovation cher à notre société. Notre client a désormais un reporting opérationnel complet lui permettant de gérer bien plus efficacement l’ensemble de ses formations, avec le sentiment rassurant d’avoir la situation sous contrôle.
