Reporting opérationnel des formations pour un groupe de 50 sites en France

par Thibaut Buisson | Nov 9, 2021

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Reporting opérationnel des formations pour un groupe de 50 sites en France

Date: juin 2021

Contexte :

Notre client, un des leaders européens de l’événementiel, est soumis à un contexte réglementaire fort lié à la nature de son activité. Avec des milliers de collaborateurs répartis sur 50 sites et des exigences règlementaires fortes, notre client gérait pourtant ses formations sans outil, ce qui n’était pas soutenable dans la durée.

Nous l’avons accompagné dans la mise en place d’une solution de reporting opérationnel afin de faciliter la gestion et la planification de ses formations. Nos équipes ont conçu un tableau de reporting accessible pour les responsables des sites mais aussi les prestataires sécurité. Vision centralisée et instantanée de l’information, indicateurs intelligents, cette solution a apporté de nombreux avantages. Notre client a considérablement gagné en efficacité et conformité dans la gestion et planification de ses formations et ne peut désormais plus s’en passer.

Formations, Outil de gestion, Événementiel

Problématique

Spécialiste de l’organisation de séminaires, réunions et congrès professionnels depuis plus de 20 ans, notre client nous a approché pour l’aider à gérer ses actions de formations règlementaires pour l’ensemble de ses collaborateurs à travers différents sites. Avec des milliers de collaborateurs, une quarantaine de sites sur le territoire national et une dizaine dans les pays frontaliers (Italie, Suisse, Belgique, Allemagne, Espagne), l’enjeu était de taille. Formations en secourisme (SST), incendie, Habilitations Électriques, autorisations de conduite, CACES, gestes et posture, les besoins de formations étaient nombreux et la nature du modèle économique de notre client exigeait une exemplarité en la matière.

Le groupe faisait face à deux challenges :

Obtenir une vision claire et fiable des formations suivies par le personnel en activité, par site et par métier, malgré un taux de rotation des effectifs important, notamment dans la restauration et l’hôtellerie ;
S’assurer que l’ensemble des collaborateurs en activité était à jour de ses formations ;

Comment améliorer cette vision transversale avec un outil s’intégrant parfaitement dans le quotidien des opérationnels ?

Solutions & Résultats

Nos équipes ont travaillé main dans la main avec le client au développement d’un reporting centralisé. Pour répondre au besoin d’accès à l’information à travers différents sites, le reporting est devenu un tableau en ligne comprenant plusieurs volets, mis à jour en temps réel, aussi automatisé que possible et complètement évolutif.

Le tableau contient les données suivantes :

Volet 1 : ensemble des collaborateurs présents à date dans le groupe, par site et par métier
Volet 2 : statut des formations par site, par type de formation et par collaborateur

La mise en place d’indicateurs intelligents de rappel, notamment en cas de besoin de recyclage de formation, aide les responsables de sites à piloter leurs actions de formation tout au long de l’année.

Les responsables des sites peuvent également paramétrer individuellement leur tableau avec des critères personnalisés. Par exemple, si l’un souhaite qu’au moins 40% de ses collaborateurs soient formés en Sauveteur Secouriste de Travail (SST), le tableau permet de visualiser ce critère.

Les facteurs clés de succès de ce projet ? Un visionnage simple, une grande accessibilité et une exhaustivité de l’information. Tout au long de la mission, les équipes de PROINSEC ont fait preuve de leurs compétences techniques avec un esprit d’innovation cher à notre société. Notre client a désormais un reporting opérationnel complet lui permettant de gérer bien plus efficacement l’ensemble de ses formations, avec le sentiment rassurant d’avoir la situation sous contrôle.

Pays

Années d'existence

Métiers

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Formation incendie en Blended Learning dans l’industrie automobile

par Thibaut Buisson | Sep 2, 2020

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Formation incendie en Blended Learning dans l’industrie automobile

Date: Novembre 2020

Contexte : Lors du premier confinement lié à l’épidémie du COVID 19, un de nos clients dans l’industrie automobile nous a sollicité pour adapter une formation incendie Évacuer et Intervenir prévue en Unité Mobile aux nouvelles contraintes sanitaires. En quelques semaines nous avons mis en place un nouveau format pour cette formation constitué d’une première partie théorique en Classe Virtuelle et d’une seconde partie en présentiel. Ce nouveau format en Blended Learning s’est avéré particulièrement efficace.

Formation, Incendie, Classe virtuelle, Industrie automobile

Problématique

L’arrivée de l’épidémie du COVID 19 a chamboulé les plans de formation de toutes les entreprises et sollicité intensivement les équipes HSE pour mettre en place des protocoles internes et les équipes RH pour revoir le format des formations. Quelques entreprises se sont posé la question du format des formations dès l’été 2020 afin d’anticiper la reprise des formations en présentiel qui imposent deux contraintes principales :

les collaborateurs seront surchargés d’activité et les formations – même réglementaires – seront difficiles à maintenir ;
les protocoles sanitaires imposent de limiter le nombre de personnes réunies dans un espace confiné ;

Comment donc prendre en compte ces contraintes tout en maintenant les formations obligatoires ?

C’est la question qu’un de nos clients dans l’industrie automobile nous a posé cet été afin de garantir la réalisation d’un maximum d’actions de formations cette année. En effet, il fallait conjuguer les contraintes sanitaires imposées par l’épidémie et les contraintes réglementaires qui n’ont pas été allégées. Est-ce que la digitalisation de la formation pouvait aider ?

Solutions & Résultats

Nous avons sollicité notre direction technique qui travaillait déjà depuis le début du confinement sur ce sujet. Pour réduire la durée de la formation en présentiel, nous avons imaginé découper la formation en 2 parties. La partie théorique pourrait être faite sur un format distanciel et la partie pratique sur une durée plus courte en faisant plusieurs petits groupes.

Nous disposons de plusieurs solutions pour digitaliser les formations : utilisation du format e-learning ou Classe Virtuelle. Pour cette formation, que nous avions déjà personnalisé pour notre client en présentiel, nous ne disposions pas de module e-learning parfaitement adapté au besoin du client. Notre catalogue de formation en e-learning se veut générique pour s’adapter à l’ensemble de nos clients et ne peut donc pas prendre en compte toutes les spécificités de chacun. Nous disposions donc de deux solutions pour digitaliser la partie théorique de la formation : adapter un module e-learning existant ou utiliser un format de classe virtuelle. Nous avons proposé les deux solutions à notre client qui a choisi l’option de classe virtuelle pour la rapidité de mise en œuvre étant donné les délais serrés.

Nous avons convenu de réaliser 2 semaines après leur décision une formation test. Notre direction technique a donc repris le format initial de la formation et travaillé pour l’adapter sous un format de classe virtuelle. L’enjeu était de maintenir une bonne dynamique et la participation de tous les stagiaires à distance. Nous avons utilisé l’outil Teams de Microsoft qui était un choix du client. Notre formateur s’est donc formé à ce nouvel outil tout en essayant d’y intégrer nos techniques d’animation à distance déjà éprouvées. La formation test s’est bien passée et notre client a décidé d’aller de l’avant sous ce nouveau format. Cela nous a permis d’améliorer considérablement encore le contenu et l’animation afin d’être prêt pour les prochaines formations.

Nous avons réalisé plusieurs journées complètes de formations en classe virtuelle en formant sur 1h30 des stagiaires qui sont ensuite conviés à la partie pratique de la formation. Celle-ci est donc considérablement réduite dans le temps ce qui nous permet de former des groupes de 4 personnes maximum qui s’enchaînent pour que chaque stagiaire puisse manipuler des extincteurs dans les meilleures conditions.

Ce format en Blended Learning nous a donc permis de répondre aux contraintes sanitaires et réglementaires de notre client. Il a été tellement apprécié par les stagiaires que nous réfléchissons maintenant à pérenniser cette formation sous ce nouveau format une fois la crise sanitaire passée.